Préparer la centralisation de votre ERP : le guide pratique

1. Décrire les opérations qui comptent

Listez les tâches réalisées dans l'ERP : achats, ventes, stocks, comptabilité, consultation et éditions. Précisez les heures d'utilisation et les périodes sensibles, comme une clôture ou un inventaire. Décrivez les difficultés actuelles avec des exemples observables plutôt qu'une appréciation générale.

• Quelle opération est bloquée ou ralentie, et dans quelles circonstances ?
• Quels métiers et quels sites sont concernés ?
• Quelle amélioration permettra de considérer le projet comme réussi ?

2. Inventorier les applications et leurs échanges

Relevez le nom, la version et les modules utilisés. Identifiez les imports, exports, documents partagés et outils connectés à l'ERP. Notez les personnes ou partenaires qui connaissent ces échanges. Un traitement peu visible peut être indispensable à une équipe.

Rassemblez les informations de licence et les prérequis disponibles auprès de l'éditeur. Pour Sage, la licence reste apportée par le client. La compatibilité de la solution cible doit être vérifiée avant de planifier la bascule.

3. Cartographier les utilisateurs et les sites

Préparez la liste des sites, des profils et des utilisateurs qui travaillent en même temps. Indiquez les équipements nécessaires : impressions, scanners ou autres périphériques liés à l'activité. Relevez les difficultés de connexion connues sur chaque implantation.

• Nommer un référent métier et un contact par site.
• Associer chaque profil aux opérations qu'il doit pouvoir réaliser.
• Identifier les comptes partagés et les accès à réexaminer.

4. Définir les priorités de protection et de reprise

Recensez les sauvegardes actuelles et la dernière récupération réellement vérifiée. Pour chaque activité essentielle, estimez ce que l'équipe pourrait ressaisir et combien de temps elle pourrait fonctionner autrement. Ces besoins guideront l'étude des objectifs de reprise.

Désignez les personnes qui peuvent autoriser une restauration et celles qui vérifieront le résultat. Une copie disponible ne démontre pas, à elle seule, que l'application et les accès pourront être rétablis dans les conditions attendues.

5. Construire un pilote représentatif

Choisissez des opérations courantes et quelques situations sensibles. Faites-les exécuter par les utilisateurs concernés, depuis les sites prévus. Notez pour chaque essai le résultat attendu, le résultat constaté et la personne chargée de valider.

• Accéder à l'application avec le bon profil.
• Consulter et traiter un dossier représentatif.
• Produire les états et impressions nécessaires.
• Vérifier les échanges avec les autres outils.
• Consigner les écarts à corriger avant la bascule.

6. Préparer la bascule et le fonctionnement quotidien

Fixez une période compatible avec l'activité. Définissez la reprise des données, les contrôles de cohérence, l'information des équipes et la décision de poursuite ou de retour. Chaque étape doit avoir un responsable connu.

Précisez ensuite comment signaler un incident, demander un accès et préparer une évolution. Faites distinguer dans la proposition la mise en place, le service récurrent et les prestations complémentaires. Documentez aussi les conditions de récupération des données lors d'une future transition.

Votre checklist avant le premier échange

• Applications, versions, modules et partenaires identifiés.
• Sites, utilisateurs et profils recensés.
• Difficultés et objectifs métier décrits.
• Sauvegardes actuelles et priorités de reprise listées.
• Référents désignés et scénarios de test préparés.
• Contraintes de calendrier et questions budgétaires notées.